Na 3.5 jaar het penningmeesterschap te hebben uitgevoerd wordt het stilletjes tijd voor een opvolger. De afgelopen twee jaar hebben we een processen verder geautomatiseerd en benutten we de mogelijkheden van ons nieuwe boekhoudsysteem/ledenadministratie. 

Heb je affiniteit met cijfers, snap je de basics van boekhouden (vooral voor penningmeester I van belang) en wil jij nu ’s wat belangrijks terug doen voor je club, aarzel dan niet langer en neem contact met me op. Idem dito als je ergens over twijfelt en/of je eerst ‘s wil oriënteren. Functie van penningmeester II is veel meer procesuitvoerend van aard. Het is zéér dankbaar werk en leerzame ervaring. Zonder penningmeester is er geen schaatsclub mogelijk! Uiteraard kan rekenen op een warme overdrachtsperiode door mij.

De functie van penningmeester is omvangrijk en veeleisend. Om deze behapbaar te houden en drempel te verlagen wil ik hierbij penningmeesterschap opsplitsen naar twee functies met de volgende taakverdeling die desnoods elkaars achtervang kunnen zijn:

Penningmeester I (bankieren) 

• Lid van het dagelijks bestuur en 1e aanspreekpunt bij financiële vraagstukken  

• Financiële controle (opstellen begroting en bewaken uitputting)

• Uitvoeren van alle betalingen (binnenkomende facturen, declaraties, trainersvergoedingen)

• Facturen van de ijshuur uitsplitsen naar sectie (1x maand)

• Inlezen van incassobestanden in telebankieren

• Voorbereiden en bijwonen van de vergaderingen van het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur NSV en de Baanvereniging Gelderse Poort (overkoepelend overleg met ijsclubs Triavium). Elk 3 á 4 avonden gedurende schaatsseizoen

• Beantwoorden van de mail m.u.v. facturatie

• Verdiepen in mogelijke procesverbeteringen en uitvoeren

• De gemiddelde tijdsbesteding is 4 uur/week gedurende het schaatsseizoen plus één maand voor financiële nazorg

• Nb het verwerken van de bankmutaties in ons boekhoudsysteem gebeurt door een derde persoon (Paul Odinot). Je levert wel maandelijks een bestand met de banktransacties op.

 Penningmeester II (factureren)

• Factureren van de jaarlijkse contributie (het systeem genereert een voorstel)

• Incassobestanden opstellen en aanbieden aan penningmeester I voor verwerken in telebankieren

• Opstellen van handmatige facturen voor uitzonderingen die buiten het reguliere facturatieproces lopen (30 stuks seizoen)

• Bewaken openstaande facturen/versturen van aanmaningen (het systeem genereert een voorstel)

• Beantwoorden van mail inzake facturatie

• De gemiddelde tijdsbesteding is 2 uur/week gedurende het schaatsseizoen. Reken op dubbele tijd in de maanden september, oktober en januari.

Paul Veenstra – penningmeester@nijmeegseschaatsvereniging.nl