Bescherming Persoonsgegevens (AVG)

Vanaf vrijdag 25 mei 2018 geldt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), ook wel 'de nieuwe privacywet' genoemd. Dit is ook voor NSV belangrijk want we beheren persoonsgegevens waarop AVG van toepassing is. 
Graag vertellen we je hier wat AVG voor NSV en voor jou als lid of aankomend lid van NSV betekent. Het is ook van toepassing op wie als lid van een andere schaatsvereniging aan een training op door NSV gehuurd ijs in Triavium deelneemt. Ook verwijzen we je door naar meer informatie en de mogelijkheid vragen te stellen of  gegevens te (laten) wijzigen.

AVG volgt de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) op. Met AVG gelden in de hele Europese Unie dezelfde regels (door EU GPDR genoemd). Het versterkt privacyrechten, geeft organisaties meer verantwoordelijkheid voor beheer en verwerking van persoonsgegevens en geeft grote bevoegdheden aan Europese toezichthouders. In Nederland is de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) toezichthouder. NSV was al zorgvuldig met beheer en gebruik van persoonsgegevens. We willen voldoen aan de gestelde wettelijke eisen, dus ook aan die van AVG.

De AVG richt zich in essentie op twee onderwerpen die voor NSV en personen van wie we gegevens bewaren en gebruiken belangrijk is:

1. Zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens door organisaties:

  1. niet meer persoonsgegevens bewaren dan nodig,
  2. persoonsgegevens goed beschermd bewaren,
  3. persoonsgegevens alleen toegankelijk voor wie er toe gemachtigd is,
  4. persoonsgegevens alleen delen met andere personen of organisaties als dat nodig is en vooraf is vastgelegd.

2. Personen van wie gegevens worden bewaard en gebruikt informeren:

  1. welke persoonsgegevens waarvoor gebruikt worden
  2. wie er toegang heeft tot persoonsgegevens en met wie ze waarvoor worden gedeeld
  3. hoe zij hun persoonsgegevens kunnen inzien, aanpassen en laten verwijderen

Wat betekent dit in de praktijk?
NSV stelt een privacyverklaring op die op de website van NSV wordt gepubliceerd. Aan ieder lid, donateur en aankomend lid zal gevraagd worden die te lezen en er dan mee in te stemmen. Door die goed te lezen weet je hoe NSV met jouw persoonsgegevens omgaat en wat jouw rechten zijn. Nieuwe leden zal dit gevraagd worden bij aanmelden als lid. Aan bestaande leden zal bij aanmelding voor een training worden gevraagd met de privacyverklaring in te stemmen. Wie lid is en zich niet inschrijft voor een training zal apart om instemming worden gevraagd. Bij vertrek als lid of donateur zullen we je vragen of een dele van de gegevens bewaard mag blijven voor bijvoorbeeld een reünie. Bij overlijden van een lid mogen de persoonsgegevens niet in een oud-ledenoverzicht worden bewaard.
We zullen ook andere personen, bedrijven en organisaties die gegevens met NSV uitwisselen indien nodig op deze privacyverklaring wijzen en vragen er mee in te stemmen.

Daarnaast neemt NSV de privacyregels van de AVG op in het Huishoudelijk Reglement. Dit Huishoudelijk Reglement wordt op dinsdag 26 juni 2018 samen met de vernieuwde statuten vastgesteld in de extra Algemene Ledenvergadering van NSV. Dit Huishoudelijk Reglement wordt ook op de website van NSV gepubliceerd. Ook hiervoor geldt dat het belangrijk is dat je dat leest. Daardoor weten bestuur, vrijwilligers en leden van NSV wat wel en niet mag met persoonsgegevens. Dat kan betekenen dat het beheren en verwerken van persoonsgegevens anders moet dan voorheen.

NSV heeft een verantwoordingsplicht hoe zij met persoonsgegevens omgaat. Voor leden betekent AVG dat zij verantwoordelijk zijn dat de persoonsgegevens die NSV van hen heeft correct zijn. Zodra er wijzigingen plaatsvinden in persoonlijke gegevens dienen die per e-mail of schriftelijk via het postadres aan de Ledenadministratie van NSV te worden doorgegeven.

NSV, zoals bestuur en vrijwilligers, moet zorgvuldig met persoonsgegevens omgaan. De geregistreerde personen zijn verantwoordelijk dat hun persoonsgegevens actueel en correct zijn. Samen zijn we zo verantwoordelijk dat het beheer en gebruik van persoonsgegevens door NSV kan voldoen aan de eisen van AVG.

Welke gegevens bewaart NSV van haar leden en degenen die vanuit een andere vereniging zich bij ons inschrijven?
NSV bewaart gegevens van haar leden, zoals:

  1. naam,
  2. geboortedatum,
  3. geslacht,
  4. adres,
  5. eventuele gemachtigden zoals ouders voor kinderen die lid zijn,
  6. pasfoto,
  7. bankrekeningnummer,
  8. lidmaatschapsnummer
  9. KNSB-diploma's van trainers
  10. VOG-verklaring van vrijwilligers*

Dit worden 'Gewone persoonsgegevens' genoemd. De 'Bijzondere persoonsgegevens', zoals etnische afkomst, politieke of religieuze voorkeur, gezondheidsgegevens, strafrechtelijk verleden of kopie van paspoort hebben wij niet in onze administratie. Ook hebben we geen 'Strafrechtelijke persoonsgegevens' in onze administratie. Wat we niet nodig hebben aan informatie hebben we niet in onze administratie.

* Een persoonsgegeven dat we van vrijwilligers van NSV bewaren is een VOG-verklaring. We willen namelijk graag dat wie namens NSV als vrijwilliger in contact komt met leden, vooral kinderen (tot en met 17 jaar), aantoont dat hiervoor geen bezwaar is bij het Ministerie van Justitie. NOC*NSF heeft daar bij sportverenigingen op aangedrongen. Het bestuur van NSV voert dit graag uit om zo maximaal mogelijk de veiligheid van onze leden in de omgang tussen leden en vrijwilligers te kunnen garanderen. Die verklaring vragen de vrijwilligers zelf aan en sturen vervolgens de verklaring aan de Ledenadministratie van NSV. Deze verklaring geeft alleen aan dat er geen bezwaar is tegen de functie als vrijwilliger bij een sportvereniging als NSV.

Wie hebben toegang tot de persoonsgegevens?
Alleen het Dagelijks Bestuur van NSV heeft samen met de vrijwilligers die Ledenadministratie, Financiële administratie, Website en Nieuwsbrief beheren, toegang tot persoonsgegevens. Totaal zijn dit op dit moment zes vrijwilligers. Zij zullen een Geheimhoudingsverklaring moeten tekenen om deze gegevens te mogen gebruiken voor hun werk als vrijwilliger van NSV. Die geheimhoudingsverklaring zal op de website van NSV worden gepubliceerd. Wie daar nu al een idee van wil hebben verwijzen we door naar dit voorbeeld.

Met wie worden persoonsgegevens van de administratie van NSV gedeeld?
NSV deelt zijn persoonsgegevens alleen met KNSB en onze administratie en website is opgeslagen in dataopslag van All United. Met Triavium wordt voor toegangscontrole geen persoonsgegevens uitgewisseld. Als persoonsgegevens moeten worden gedeeld is meestal een verwerkersovereenkomst nodig, soms niet. In die verwerkersovereenkomst wordt afgesproken hoe met welke persoonsgegevens wordt omgegaan. Ook moet NSV een AVG verwerkingenregister hebben waarin staat welke gegevens met wie worden gedeeld, als onderdeel van de verantwoordingsplicht.

Als NSV zijn we lid van de KNSB. Alle actieve leden van NSV zijn ook geregistreerd bij KNSB. Daarmee wordt o.a. schaatsen in Nederland gepromoot en worden de belangen van schaatsers bij publiek en overheid onder de aandacht gebracht. Hiervoor betaalt NSV per lid een bijdrage aan de KNSB. Het is niet nodig dat wij als NSV een verwerkersovereenkomst met KNSB sluiten. Lees daarover meer op de website van KNSB over AVG.

All United
is de beheerder van de online software voor administratie van leden en financiën en voor de website. Ook beheert All United online alle via de software opgeslagen persoonsgegevens. Met All United hebben we al een verwerkersovereenkomst. Die is in de Algemene Voorwaarden van All United opgenomen. Zo is ook geregeld of gegevens van NSV 'in the cloud' wel of niet buiten de EU opgeslagen worden, zodat het voldoet aan de gestelde regels van AVG.

Met het management van Triavium en gemeente Nijmegen is gesproken over AVG en uitwisseling van gegevens tussen NSV en Triavium  voor toegang van de ijsbaan. Afgesproken is dat alleen gegevens van personen (wie mag wanneer naar binnen voor een training of Vrij schaatsen?) via een lidnummer worden uitgewisseld. Medewerkers van Triavium kunnen alleen zien dat een lidnummer op bepaalde tijdstippen toegang heeft tot Triavium. Met Triavium en gemeente Nijmegen (beheerder van de ijsbaan) hoeft dan ook geen verwerkersovereenkomst te worden gesloten.

Incidenteel kan het voorkomen dat we persoonsgegevens moeten uitwisselen. Bijvoorbeeld als een incassobedrijf achterstallige contributie of trainingskosten moet gaan innen. We zullen de desbetreffende persoon dan informeren en de aanpak daarvoor op de website vermelden. Als een bijdrage van gemeente Nijmegen wordt gevraagd voor schaatsen terwijl het inkomen van het gezin te laag is, zullen gegevens zoals over inkomen rechtstreeks tussen aanvrager en gemeente Nijmegen worden uitgewisseld. Die persoonsgegevens over inkomen van een huishouden krijgt NSV niet.

Kan ik nu al zien welke gegevens van me worden bewaard?
Als je naar de website van NSV gaat kun je inloggen om je persoonlijke gegevens te bekijken. Die gegevens kun je deels ook wijzigen. En je kunt aangeven dat je bepaalde gegevens voor toepassingen niet wilt laten gebruiken. Denk daarbij aan je e-mailadres voor het versturen van de Nieuwsbrief. Of aan het gebruik van je pasfoto. Het enige gegeven dat in het overzicht nog ontbreekt is het IBAN van je betaalrekening, waarvan je lidmaatschap en training wordt betaald. Dat wordt binnenkort toegevoegd. Als er fouten in je persoonsgegevens vermeld staan heb je natuurlijk recht op het aanpassen daarvan. Wijzig die zelf of stuur een bericht naar  ledenadministratie@nijmeegseschaatsvereniging.nl 

Wat betekent AVG voor foto's van leden en andere personen op de website?
Het is niet eenvoudig van iedereen in de administratie bij te houden wie wel niet op een foto wil staan. Ook is de redacteur van een nieuwsbericht voor de website of Nieuwsbrief niet altijd bekend wie op de foto staat. NSV gebruikt alleen foto's als informatievoorziening als we berichten over onze vereniging publiceren. Van wedstrijden en bijeenkomsten foto's publiceren kan dus wel. Als iemand duidelijk herkenbaar wordt afgebeeld is de vraag 'Is deze persoon belangrijk voor het nieuws?' leidend. Daarbij geldt dat we bij foto's waarop minderjarige schaatsers staan afgebeeld extra voorzichtig zijn. De redacteuren van de website en van de Nieuwsbrief weten goed dat verkeerd gebruik voorkomen moet worden. 
Het doel, leden van NSV informeren staat voorop. Met deze aanpak zullen we foto's publiceren op de website en in de Nieuwsbrief.

Het kan natuurlijk zijn dat je een foto van jezelf op de website ziet staan en je dat onprettig vindt. Neem dan contact op met de beheerder van de website  via webredactie@nijmeegseschaatsvereniging.nl. Vermeldt met een weblink duidelijk welke foto je bedoelt, zodat de webredacteur weet welke foto aangepast moet worden.

Kan ik NSV vragen al mijn gegevens te verwijderen?
NSV bewaart niet meer gegevens dan strikt noodzakelijk is om je als lid van NSV te kunnen laten schaatsen in Triavium en om je de Nieuwsbrief toe te kunnen sturen. Dus die gegevens vragen te verwijderen betekent dat je geen lid meer kunt zijn van NSV. 
Als je geen lid meer wilt zijn van NSV zullen we je vragen of we een deel van je gegevens mogen bewaren voor bijvoorbeeld een reünie. Als je alle gegevens verwijderd wilt hebben zullen we dat doen. Je hebt zoals dat heet namelijk 'recht op vergetelheid'.

Als je je meer wilt verdiepen wat er in het algemeen wel en niet mag met persoonsgegevens kun je daar hier meer over lezen.

Heb je vragen over AVG bij NSV? Stuur een bericht aan secretaris@nijmeegseschaatsvereniging.nl

website + nieuws overzicht